Cách sử dụng mail merge trong Word

Nếu bạn biết cách sử dụng mail merge trong Word sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức để điền thông tin hàng loạt. Mail merge hay trộn thư là tính năng điều thông tin hàng loạt với những nội dung giống nhau mà không cần phải nhập thủ công, chức năng này rất tiện ích cho những bạn gần gửi thư mời hàng loạt, điền thông tin tên, phiếu lương, hợp đồng với số lượng lớn,… 

Tính năng này được trang bị trên hầu hết các phiên bản Word nhưng rất ít người biết cách sử dụng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách sử dụng mail merge trong Word đơn giản, dễ hiểu mà ai cũng có thể thực hiện được.  Hãy cùng theo dõi nhé! 

Hướng dẫn dùng mail merge trong Word

Để dùng được tính năng mail merge trong Word thì người dùng phải chuẩn bị trước danh sách tên và nội dung thư cần trộn trong word. 

Bước 1: Tại giao diện Word có nội dung cần tiến hành trộn thư, bạn hãy nhấn vào mục Mailings sau đó chọn Start Mail Merge >  Step-by-Step Mail Merge Wizard.

Bước 2:  Trong giao diện hiển thị, bạn hãy lựa chọn thể loại thư mà bạn muốn gửi, sau đó nhấn Next để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 3: Trong bước này, bạn sẽ thấy các mẫu thư để trộn văn bản gồm:

• Use the current document: Sử dụng mẫu thư đang mở.
• Start from a template: Dùng mẫu thư trong Word.
• Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo lưu trong Word.

Bạn hãy chọn mẫu thư phù hợp với yêu cầu và sau đó ấn Next.

Bước 4: Nhấn vào Browse để chọn file Excel có chứa danh sách tên cần trộn thư. Sau khi đã chọn file, giao diện sẽ hiển thị các Sheet trong file đó, bạn chỉ cần chọn vào Sheet chứa dữ liệu muốn sử dụng và ấn Ok để tiếp tục. 

Bước 5: Hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ nội dung các cột có trong file Excel, bạn có thể tick chọn hỏ bỏ tick những thông tin không cần thiết trong file đó. Nhấn OK và chọn Next để chuyển sang bước tiếp theo. 

Bước 6: Một bảng thông tin hiển thị các tùy chọn cho phép bạn có thể chỉnh sửa và thêm thông tin nội dung của thư. Nếu bạn đã hoàn chỉnh nội dung thư thì có thể ấn vào Next để bỏ qua bước này.

Bước 7: Sau khi đã thiết lập xong, bạn hãy ấn vào vị trí muốn chèn thông tin. Chọn Insert Merge Field rồi ấn vào trường thông tin mà bạn muốn. Lúc này bạn có thể chọn 1 hoặc nhiều trường cùng lúc bằng cách ấn vào dấu mũi tên bên cạnh phải. 

Đối với các nội dung khác, bạn chỉ cần làm tương tự sau đó ấn Next.

Bước 8: Sau khi đã hoàn thành việc trộn thư thì bạn ấn vào mục nút Finish & Merge rồi chọn Send Email Messages ở bên dưới. Bạn có thể lựa chọn gửi email thông qua Outlook hoặc thông qua Gmail. 

Trên đây, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách trộn thư, cách sử dụng mail merge đơn giản và dễ hiểu nhất. Biết cách sử dụng mail merge trong Microsoft Word sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và nâng cao kỹ năng của bạn, chắc chắn bạn sẽ được mọi người đánh giá  cao về sự chuyên nghiệp của mình.  Chúc các bạn thực hiện thành công và đừng quên theo dõi Website để luôn cập nhật các mẹo hay về thế giới công nghệ nhé!